Online pénztárgépek éves felülvizsgálata

Online pénztárgép éves felülvizsgálata: akár egymillió forintos is lehet a bírság!

A 48/2013. (XI. 15.) NGM rendelet, vagy közismertebb nevén a „Pénztárgéprendelet” 48. §-ának (1) bekezdése előírja, hogy az online pénztárgépek éves szervize kötelező, ennek elmulasztása esetén a NAV akár egymillió forintos bírságot is kiszabhat.

Mikor kötelező a szerviz?

• a pénztárgép üzembe helyezését követő 1 éven belül
• majd ezután a legutóbbi éves szervizt követő 1 éven belül

Ki végezze a szervizt?

A szervizt olyan szerviznek kell végeznie, mely szerepel a NAV nyilvántartásában. Vállalkozásunk szerepel a NAV nyilvántartásában, így ne habozzon, kerülje el a büntetést! Hívjon minket ma, az éves felülvizsgálat díja pénztárgépenként csupán 13000 Ft+ÁFA.

A felülvizsgálat 7 lépése

Az online kassza felülvizsgálata 7 lépésből áll, mely segítségével Ön is nyomon követheti, hogy szakszerű-e a folyamat.

1. lépés: a műszerész igazolja a jogosultságát

A szervizek minden pénztárgéppel kapcsolatos szervizt és felülvizsgálatot csak akkor végezhetnek, ha szerepelnek a NAV rendszerében. Ezek a szervizesek műszerész igazolvánnyal és plombanyomóval is rendelkeznek.
Első lépésként a szervizes bemutatja műszerész igazolványát és plombanyomóját a NAV pénztárgép üzemeltetőjének, vagy annak képviselőjének.

A NAV külön kiemeli, hogy a felülvizsgálattal kapcsolatos bejegyzéseket be kell vezetni a pénztárgépnaplóba, s ezt az üzemeltetőnek aláírásával kell ellenjegyeznie. Ha a pénztárgépnapló nincs meg, a felülvizsgálat nem kezdhető meg!

2. lépés: a műszerész beazonosítja az üzemeltetőt és a pénztárgépet

A szervizt végző személynek meg kell bizonyosodnia arról, hogy

• 2.1. lépés: a pénztárgép üzemeltetőjének neve, székhelye és adószáma megegyezik-e azokkal az adatokkal, amik a pénztárgép által kiadott bizonylatok fejlécében szerepelnek
• 2.2. lépés: a pénztárgépen, vagy ahhoz egyértelműen köthető elemen fel van-e tüntetve a pénztár AP száma, s ez azonos-e a gép által kinyomtatott bizonylaton szereplő AP számmal, illetve
  a vevő által jól látható helyen van-e feltüntetve a nav online pénztárgép AP száma
• 2.3. lépés a pénztárgép valódi üzemeltetési helye van-e feltüntetve a kinyomtatott bizonylatok fejlécében

A 2.1.-2.3. lépések ellenőrzését, illetve az esetleges hiányosságokat a felülvizsgálatot végző személynek be kell vezetnie a pénztárgépnaplóba. Ha hiányosságot talál, a műszerésznek ajánlott felhívnia az üzemeltető figyelmét arra, hogy a hiányosságok pótlásra kerüljenek, illetve szükség esetén ehhez szakmai segítséget is nyújt. Továbbá a szervizt végző személynek még meg kell bizonyosodnia arról is, hogy

• 2.4. lépés: az online kassza pénztárgépnaplója rendelkezésre áll, és állapota megfelelő arra, hogy ellássa a pénztárgépnapló funkcióját. A műszerésznek érdemes felhívnia az üzemeltető figyelmét arra, hogy a napló szigorú számadású, így
• az üzemeltetőnek olyan nyilvántartást kell vezetnie, mely tartalmazza a napló leglényegesebb adatait, mint
• a felhasználás időtartamát (megnyitás és lezárás dátuma)
• melyik az a pénztárgép, melyhez a napló tartozik
• hogy a napló hány oldalas
• hivatalos NAV közlemény itt: MEGTEKINT

3. lépés: a műszerész szemrevételezi a pénztárgépet

A felülvizsgálatot végző műszerész szemrevételezéssel megvizsgálja a következőket:

• 3.1. lépés: az online pénztárgép és az adóügyi ellenőrző egység nyomtatójának burkolata nem-e sérült, ami a gépbelső esetleges manipulációs kísérletére utalhat
• 3.2. lépés: a burkolatot lezáró plomba nem sérült, és a plombát az üzembe helyezéskor, vagy az előző szervizkor lezáró műszerész pecsétnyomójának ellenőrző száma valóban megegyezik-e azzal a számmal, ami a naplóban szerepel
• 3.3. lépés: a pénztárgépen, vagy a nyomtatóegységen látható-e a 3 jelzőfény, és azok megfelelően működnek-e

4. lépés: a műszerész megvizsgálja a pénztárgép működését és a működési körülményeket

Ebben a lépésben a műszerész a szemrevételezés után megvizsgálja az online pénztárgép valós működését is:

• 4.1. lépés: a műszerész leellenőrzi, hogy maga az online kassza és a részegységei működőképesek-e. A részegységek közé tartozik a billentyűzet, a vevőket és a kezelőket tájékoztató kijelzők, illetve a nyomtatóegység.

A NAV álláspontja szerint, amíg a 4.1.-es pont nem végezhető el, mert a pénztárgép meghibásodott, addig a felülvizsgálat nem lehet befejezettnek tekintendő!

• 4.2. lépés: a műszerész ellenőrzi, hogy a pénztárgép által kinyomtatott bizonylatok megfelelnek-e a tartalmi és formai előírásoknak

A NAV által javasolt módszer a 4.2.-es pont elvégzésére az, hogy a műszerész nyomtasson egy-egy nyugtát, majd ellenőrizze le, hogy a kinyomtatott nyugták formai és tartalmi elemei megfelelnek-e annak, ami a használt pénztárgép típusára jellemző. Az próba nyugták kinyomtatását az üzemeltető, vagy képviselője is megteheti, ekkor a műszerész felügyeli a folyamatot.

A NAV által javasolt próba nyugták:

• első nyugta:
• egy darab 1 forintos tétel, az A00 forgalmi gyűjtőben
• majd a bizonylat megszakítása
• második nyugta:
• egy darab 1 forintos tétel, a B00 forgalmi gyűjtőben
• egy darab 1 forintos tétel, a C00 forgalmi gyűjtőben
• a második, a C00 gyűjtőbe bevitt tétel sztornózása
• majd a nyugta lezárása, ahol a fizetőeszköz a készpénz

A NAV útmutatása alapján az olyan NAV pénztárgépeknél, ahol a fenti műveletsorok nem végezhetőek el, a műszerésznek olyan másik műveletsorral kell elvégeznie az ellenőrzést, melyek nem dokumentálnak tényleges bevételt.

A műszerésznek meg kell győződnie, hogy

• az online kassza a kinyomtatott bizonylatokon a helyes gyűjtőket szerepeltette
• majd feljegyzi a kiadott nyugták sorszámát
• és a rájuk nyomtatott NAV ellenőrző kódokat

Ha a műszerész úgy találja, hogy a bizonylatok formai, vagy tartalmi elemei nem megfelelőek, akkor jegyzőkönyvet kell felvennie. A jegyzőkönyv szervizpéldányához csatolni kell a kinyomtatott, nem megfelelő bizonylatokat. Ha az ellenőrzés nem talált hibát, akkor érdemes a kinyomtatott bizonylatokat a gépnaplóhoz csatolni.

• 4.3.-as lépés: a műszerész ellenőrzi a szoftverek verzióit (ajánlott lépés). Ebben a lépésben a műszerész ellenőrzi, hogy az online pénztárgépen és az adóügyi ellenőrző egységen a legfrissebb szoftver van-e telepítve. Ha nem, akkor ezt a tényt felvezeti a PTGTAX adatlapra és a pénztárgépnaplóra is.
• 4.4.-es lépés: a műszerész ellenőrzi, hogy kiolvashatóak-e a pénztárgépből a naplóállományok. Ezután megtekinti a legutóbbi naplófájlok, hogy valóban történik-e adatcsere a gép és a NAV között, és hogy ez megfelelő-e. Ha nem megfelelő az adatcsere, akkor a hiba elhárításáig nem zárható le a felülvizsgálat, s a műszerésznek fel kell jegyeznie annak a naplófájlnak a nevét, melyet legutoljára kiolvasott.

5. lépés: a műszerész megbontja a plombát és megvizsgálja a pénztárgépet

Ebben a lépésben a műszerész az online pénztárgép kikapcsolása után egy 3 lépéses vizsgálatot végez el:

• 5.1.-es lépés: a műszerész felbontja a plombát
• 5.2.-es lépés: ha az adóügyi ellenőrző egység kiszerelhető, a műszerész kiszereli azt, majd szemrevételezi, hogy nem-e sérült a burkolata, és megfelel-e a gyári állapotának. Ha igen, akkor ajánlott ezt fényképpel igazolni, melyet a megbízónak is érdemes átadni, aki megőrzi ezt a gépnaplóval együtt. Ha az adóügyi egység burkolata sérült, akkor a fényképet erről az elkészített jegyzőkönyvhöz érdemes csatolni. Az ellenőrzés végén a műszerész visszaszereli az adóügyi egységet.
• 5.3.-as lépés: a műszerész ellenőrzi, hogy megfelelő-e az adóügyi ellenőrző egység akkumulátora, ha nem, akkor kicseréli.

6. lépés: a műszerész lezárja a vizsgálatot

Ebben a lépésben a műszerész lezárja a vizsgálatot, majd tájékoztatja az üzemeltetőt. A két elvégzendő lépés:

• 6.1.-es lépés: a műszerész lezárja a pénztárgép megnyitott burkolatát, majd a saját ellenőrző számát tartalmazó nyomójával leplombálja azt
• 6.2.-es lépés: a műszerész visszakapcsolja az online kasszát, majd működőképes állapotban visszaadja azt az üzemeltetőnek, vagy a megbízottjának. A műszerész ezután tájékoztatja az üzemeltetőt, vagy a megbízottját az elvégzett felülvizsgálat eredményéről.

7. lépés: a műszerész dokumentálja a felülvizsgálatot

Ebben a lépésben a műszerésznek dokumentálnia kell a felülvizsgálatot.

• 7.1.-es lépés: A műszerésznek a felülvizsgálat lépéseit és megállapításait fel kell vezetnie a NAV online pénztárgép pénztárgépnaplójába.

A NAV kiadott egy adatlapot, mely felhasználható jegyzőkönyvként, vagy a felülvizsgálat részletezésére. A NAV adatlapjának felhasználásakor a pénztárgépnapló vonatkozó rovatába csak a felülvizsgálat időpontját, a műszerészt azonosító adatokat, a műszerész aláírását és az adatlap egyedi sorszámát kell feltüntetni. Az adatlapnál fontos, hogy minden esetben rendelkezzen az egyedi sorszámmal, és az üzemeltető, illetve a műszerész is aláírja. Az adatlap egy példányát a pénztárgépnaplóhoz kell csatolni, és a műszerésznek fel kell hívnia az üzemeltető figyelmét, hogy a hozzácsatolt adatlap már a napló elválaszthatatlan része, azt tilos eltávolítani!

Ha a műszerésznek a felülvizsgálat során olyan további vizsgálatokat is el kellett végeznie, mely szükséges volt a rendellenességek kivizsgálásához, akkor azokat is fel kell tüntetni a pénztárgépnaplóban.

Amennyiben a műszerész az éves felülvizsgálat során olyan szervizt is végez, mely nem a rendellenességek kivizsgálásához szükséges, az nem része a felülvizsgálatnak, hanem csak a gép karbantartásához tartozik. Az ilyen karbantartásról a műszerésznek fel kell hívnia az üzemeltető figyelmét, majd az üzemeltető tájékoztatásának tényét is rögzíteni kell a gépnaplóban, illetve azt, hogy a felülvizsgálaton kívül milyen karbantartási munkafolyamatok lettek elvégezve!

• 7.2.-es lépés: ha a műszerész rendellenességeket észlel, akkor jegyzőkönyvet kell felvennie. Jegyzőkönyv készül, ha:
• a plomba sérült, nem szabályos, vagy a plombálás és a pénztárgépnapló tényei nem egyeznek meg
• a műszerész feltételezi, hogy a pénztárgépnaplóban szereplő valamelyik adat nem felel meg a valóságnak
• az üzemeltetési helyen nem lelhető fel a pénztárgépnapló
• az éves felülvizsgálat során, vagy még azt megelőzően bármilyen rendellenesség fedezhető fel, vagy illetéktelen behatolás nyomai láthatóak (például a nyomtatott bizonylatok nem felelnek meg a géptípus által nyomtatott bizonylatoknak, vagy sérült valamelyik burkolat, stb.)
• az üzemeltető, vagy a képviseletében eljáró személy nem jegyzi ellen a műszerész valamelyik megállapítását a gépnaplóban

Ha jegyzőkönyv készül, akkor azt alá kell íratni az üzemeltetővel, vagy annak képviselőjével. Az aláírt jegyzőkönyvből egy példányt át kell adni az aláírónak, egy másik példányt meg kell őriznie a szerviznek.

Adatszolgáltatás

A felülvizsgálatról a szerviznek adatszolgáltatási kötelezettsége van. Az üzemeltetőnek csak az aláírás megtagadásakor van adatszolgáltatási kötelezettsége.

• ha a műszerész a felülvizsgálat során mindent szabályosnak talált, vagy csak olyan hiányosságokat talált, melyről nem kell jegyzőkönyvet felvenni, akkor a szerviznek 5 napon belül adatot kell szolgáltatnia a felülvizsgálatról a PTGTAX adatlapon
• ha a műszerész illetéktelen beavatkozást, vagy erre utaló jelet talált, akkor jegyzőkönyvet kell felvennie és a PTGTAX adatlappal 3 napon belül adatot kell szolgáltatnia
• ha a műszerész olyan rendellenességet talált, mely nem mutatja illetéktelen beavatkozás jelét (például az online pénztárgép, vagy az adóügyi ellenőrző egység nem a legfrissebb szoftververziót futtatja), akkor az éves felülvizsgálat rovat után az „Észlelt rendellenességek” rovatot is ki kell tölteni, majd így kell adatot szolgáltatni
• ha a pénztárgépnapló nem volt az üzemeltetési helyen, akkor a felülvizsgálat nem végrehajtható, és a felülvizsgálat rovata nem tölthető ki, helyette az „Észlelt rendellenességek” rovatban ikszelhető be a „Pénztárgépnapló nincs a helyén” jelölőnégyzet
• Ha az üzemeltető megtagadja a műszerész bejegyzéseinek ellenjegyzését, akkor az üzemeltetőnek a PTGTAXUZ adatlapon 15 napon belül be kell jelentenie az esetet.